CRM-Systeme. Man kann sie lieben oder hassen.
Für die einen unverzichtbar, für die anderen vor allem zusätzliche Datenpflege. Dabei ist der Gedanke dahinter ziemlich gut: Was mit einem Kunden besprochen, vereinbart oder bereits erledigt wurde, ist dokumentiert. Und im Idealfall weiß auch jemand anderes Bescheid.
Außerhalb der Kundenverwaltung sieht das häufig anders aus. Die Kundendaten stehen idealerweise im CRM, der Auftrag in der Projektverwaltung, irgendwo dazwischen hängt vielleicht noch ein ERP und die Rechnung liegt in der Buchhaltung. Also alles schön im Unternehmen verteilt. Und warum sich jetzt ein Termin verschoben hat, weiß ausgerechnet der Kollege, der heute nicht da ist.
Rico Schwarck und ich haben irgendwann angefangen, diesen Gedanken weiterzuspinnen. Warum eigentlich immer nur einzelne Bereiche technisch betrachten? Was wäre, wenn wir das Prinzip eines CRM auf das ganze Unternehmen übertragen? Eine Art Unternehmensrelationsmanagement. Sperrig, zugegeben. Aber es trifft den Gedanken ganz gut. Wir nennen unsere Idee liebevoll Unternehmenshirn.
Dahinter steckt die Vorstellung einer modularen Unternehmenszentrale. Welche Bereiche und Funktionen gebraucht werden, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Sie sollen miteinander verbunden werden, ebenso wie vorhandene Anwendungen, soweit das sinnvoll und technisch möglich ist. Schließlich muss man nicht gleich die gesamte Softwarelandschaft austauschen. 1Bei einem Auftrag könnte das beispielsweise so aussehen: Ein Klick und die zugehörigen Vereinbarungen, Unterlagen, Zuständigkeiten und offenen Vorgänge sind erreichbar. Auch für jemanden, der mit dem Auftrag bisher wenig zu tun hatte.
Und warum das Ganze?
Weil im Unternehmen viel Zeit dafür draufgehen kann, Informationen zusammenzusuchen, Dinge doppelt zu erfassen oder Rückfragen zu klären, die mit einer vernünftigen Organisation und passenden technischen Verbindungen gar nicht erst entstehen müssten. Unser Gedanke ist, diesen Aufwand zu reduzieren. Damit Mitarbeitende weniger Zeit mit unnötigen Routinen verbringen, Vorgänge verlässlicher weiterlaufen und die Unternehmensführung nicht ständig operative Einzelheiten selbst klären muss. Aus dieser Entlastung können Kapazitäten entstehen, die an anderer Stelle gebraucht werden: für qualifizierte Arbeit, Entscheidungen und die Weiterentwicklung des Unternehmens.
Rico und ich kommen dabei aus unterschiedlichen Richtungen. Er beschäftigt sich mit Automatisierung und KI-Architektur und entwickelt daraus individuelle Softwarelösungen. Ich schaue mir als Unternehmensarchitektin an, wie Unternehmen organisiert sind, wer wofür verantwortlich ist und wie die Abläufe tatsächlich funktionieren.
Wir beginnen deshalb bei der Organisation. Welche Informationen werden gebraucht? Wo werden Entscheidungen getroffen? Welche Abläufe müssen geklärt werden, bevor man sie sinnvoll digitalisiert oder automatisiert? Rico entwickelt darauf aufbauend die technische Umsetzung. Ein erster funktionsfähiger Prototyp existiert bereits. Darin lassen sich Kundeninformationen, Projekte, Dokumente und offene Vorgänge zusammenführen. Die modulare Erweiterung und umfassendere Vernetzung sind unsere weitere Entwicklungsrichtung. Ob daraus eine Lösung für andere Unternehmen wird, wollen wir in der Praxis herausfinden.
Denn die Idee, die uns daran reizt, ist eigentlich ziemlich einfach: Was wir bei Kunden längst selbstverständlich finden, müsste doch auch für den Rest des Unternehmens funktionieren können.
